Pohjois-Suomen Erämessut
OULU 25.-28.5.2017
YLEISET OSANOTTOEHDOT
- TOIMEENPANO
Järjestäjä Lapin Messut oy/Lentopalloseura Etta ry
Paikka OULUHALLI JA RAKSILAN MESSUALUE, (Ouluhallintie 20)
Aika 25-28.5.2017
Aukioloajat To 25.5. 10-18, Pe 26.5. 10-18, La 27.5. 10-18, Su 28.5. 10-16
Sisäänpääsy Pääsylipulla tai asiakaskutsukortilla
- MESSUJEN SISÄLTÖ
Messut ovat eräalan, matkailun ja vapaa-ajan erikoisnäyttely siihen liittyvine tuotteineen ja palveluineen. Mukana ovat luonto ja siihen liittyvät toiminnot sekä ihminen luonnossa. Matkailu on yhä monipuolisemmin edustettuna, samoin kuin sen oheis- ja ohjelmapalvelutoiminnot. Messujen ohjelma tukee tuotetarjontaa.
- ILMOITTAUTUMINEN
Virallinen ilmoittautumisaika näytteilleasettajaksi on 30.11.2016 mennessä, jonka jälkeen järjestäjällä on oikeus hyväksyä jälki-ilmoittautuneita. Ilmoittautuminen tapahtuu sähköpostilla tai puhelimitse. Messujärjestäjän kirjallisesti vahvistama varaus on molempia osapuolia sitova sopimus, jota ei ilman järjestäjän lupaa saa luovuttaa kolmannelle henkilölle. Näytteilleasettajalla on oikeus ilman, että paikkavuokraa peritään, kirjallisesti peruuttaa osallistumisensa 14 päivää siitä, kun varausvahvistus on saapunut järjestäjältä. Mikäli kirjallista peruutusta järjestäjälle ei ole tullut, paikkavaraus on pysyvä.
- PAIKKAVUOKRAT
Sisätilat Ouluhallissa 69 € / m2 + alv 24 %, kulmalisä +10 %
Ulkoalue hallin edessä, kivetty alue 39€/ m2 + alv 24 %
Muut ulkoalueet, nurmi 31 € / m2 + alv 24 %
Pienet ulkoalueet, kivetty alue 42 € / m2 + alv 24 %
Pienet ulkoalueet, nurmi 38 € / m2 + alv 24 %
Hinnat sisältävät messupaikan vuokran ja myyntiluvan, ei rakenteita tai kalusteita. Lisähinta valmisosastosta sisäalueella on 45 € / m2 + alv 24 %. Valmisosastoon kuuluvat valkoiset messuseinät, otsalauta ilman tekstiä, matto, näiden rakentaminen ja purku. Paikkavuokran eräpäivä on 1.2.2017. Laskutuslisä on 4 € (sis. alv 24 %), viivästyskorko 10%.
- RAKENTEET
Messujärjestäjä välittää tilauksesta vuokrattavia rakenteita, kalusteita ja valmis-osastoja. Näytteilleasettaja huolehtii oman osastonsa rakentamisesta ja somistuksesta sekä siitä, että rakenteet ovat riittävän lujia, siistejä ja turvallisia. Rakenteiden tulee olla myös sellaisia, että ne turvaavat osastojen ”intimiteetin” ja että niillä selkeästi erotutaan naapurista. Näytteilleasettaja ei saa ilman eri suostumusta käyttää hyväkseen toisen näytteilleasettajan tai hallin rakenteita. Rakentamisen tai rakenteiden aiheuttamista vaurioista vastaa näytteilleasettaja. Järjestäjällä on oikeus poistaa epäasialliset rakenteet. Rakennuskorkeutta ei ole rajoitettu, peruskorkeus on 250 cm. Näyttelyosastossa saadaan mainita muu kuin näytteilleasettajan tai hänen päämiehensä nimi vain järjestäjän suostumuksella.
- MESSUOSASTOJEN RAKENTAMINEN
Rakentamisen aikataulu:
tiistai 23.5. klo 12.00-22
keskiviikko 24.5. klo 06.00-22 Tilatut valmisosastot valmiina n. klo 14.00
torstai 25.5. klo 06.00-09
Järjestäjä määrää osastojen sijainnin.
- SÄHKÖVIRTA, VESI ja NETTI
Näytteilleasettaja saa sähkövirtaa tilauksesta. Valovirran hinta sisällä on 95 € + alv 24 % ja voimavirran 160 € + alv. Ulkona valovirta on 116 € + alv ja voimavirta 200€ + alv. Asuntoauto-/vaunupaikan sähkön hinta on 60 € + alv. Sähköt asennetaan osastoille 24.5. klo 12.00 mennessä. Rakentamisaikana sähköä voi ottaa väliaikaisista jakokeskuksista. Osastojen sisäisestä asennuksesta vastaa näytteilleasettaja. Sähköasennuksen saannin varmistamiseksi tilaus on tehtävä viimeistään 2 viikkoa ennen messujen alkua, minkä jälkeen tilatuista sähköistä peritään 20 % korotettu hinta. Vettä on saatavissa vesipostista tai tilauksesta osastolle. Elintarvikemyyjiltä on pesupaikan maksu 30 € + alv 24 %. Langattoman suojatun netin hinta 30€+alv. Langallisesta sovitaan erikseen kaapelivedon pituuden mukaan.
- SIIVOUKSET
Messujärjestäjä huolehtii messualueen yleisestä siivouksesta ja jätehuollosta. Osastojen siivouksesta huolehtii näytteilleasettaja. Osastojen siivouspalvelu on tilattavissa messujärjestäjältä.
- VAKUUTUKSET
Messujärjestäjän vastuuvakuutus korvaa järjestäjän oman henkilökunnan toimenpiteistä, laitteista tai rakenteista kolmannelle henkilölle aiheuttamat vahingot. Järjestäjä on erilaisten onnettomuuksien ja tapahtuneiden vahinkojen johdosta korvausvelvollinen näytteilleasettajalle kuitenkin enintään messupaikan vuokran suuruuden verran. Järjestäjän vastuuvakuutus ei korvaa luonnonvoimien (kuten voimakas tuuli tai rankkasade) aiheuttamia vahinkoja. Järjestäjä ei myöskään vastaa näytteilleasettajan tavaroiden, rakenteiden eikä näytteilleasettajan mahdollisesti kiinteistölle tai kolmannelle henkilölle aiheuttamasta vahingosta. Tästä syystä näytteilleasettajan on huolehdittava itse tarpeellisiksi katsomistaan vastuu-, palo- ym. vakuutuksista.
- MESSUOSASTOJEN PURKAMINEN
Purkamisen saa aloittaa aikaisintaan su 28.5. klo 16.00. Kaikki näyttelytavarat ja rakenteet on poistettava messualueelta su 28.5. klo 22.00 mennessä. Mikäli jotain tavaraa jää messualueelle, on siitä ja mahdollisista korvauksista sovittava erikseen järjestäjän kanssa.
- HAVAINTOESITYKSET
Näytteilleasettajan on sovittava järjestäjän kanssa osastolla tai esiintymisalueilla näytettävien havaintoesitysten, audiovisuaalisten tai musiikkiesitysten toteuttamisesta. Näiden osalta näytteilleasettaja on velvollinen huolehtimaan itse tarvittavat Teosto- ja Gramex -sopimukset ja -maksut.
- TURVALLISUUS
Kaikkien on noudatettava yleisiä turvallisuusohjeita. Järjestäjä vastaa koko messualueen ja pysäköintialueiden yleisestä järjestyksestä messu- ja rakennusaikana. Järjestäjä vastaa myös messualueen yleisestä vartioinnista ja yövartioinnista. Näytteilleasettaja vastaa omien tavaroidensa ja rakenteidensa vartioinnista messujen aikana. Messujen aikana noudatetaan kaupungin palotoimen antamia paloturvallisuusohjeita. Ouluhallissa on tupakointi kielletty. Myös näytteilleasettajien yöpyminen aidatulla messualueella sekä rakennusaikana että messujen aikana on kielletty.
- OSALLISTUMISEN PERUUNTUMINEN
Osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle:
-jos paikkavuokraa ei ole suoritettu määräaikana
-jos osastoa ei ole otettu käyttöön viimeistään 24.5. klo 20.00 mennessä, mikäli muusta ei ole sovittu. Sopimuksen näin tai muulla tavoin purkautuessa näytteilleasettajan johdosta tämä suorittaa jo erääntyneet maksut ja varaamansa alueen paikkavuokran, joka samoin kuin aikaisemmin suoritetut maksut jää järjestäjälle.
- ESITTELIJÄKORTIT JA PYSÄKÖINTI
Näytteilleasettajien autopaikoille oikeuttavat pysäköintikortit jaetaan messuinfosta rakentamisaikana. Infosta jaetaan myös esittelijäkortit. Kortteja voi myös halutessa tilata etukäteen toimistolta. Messualueella ei rakentamis- tai purkuaikana saa olla ketään ilman esittelijä- tai toimitsijakorttia. Esittelijäkortit toimivat myös paikoituskortteina
- ASIAKASKORTIT
Näytteilleasettaja voi tilata asiakaskutsukortteja hintaan 7,00 €/kpl, + alv 10 %. Kutsut laskutetaan tilattaessa. Vaihtoehtoisesti näytteilleasettaja voi tilata käytön mukaan jälkilaskutettavia kutsukortteja hintaan 9,00 €/kpl, + alv 10 %. Kutsut on varustettava näytteilleasettajan tiedoilla.
- MESSUPALVELUT
Järjestäjä varautuu palvelemaan näytteilleasettajia erityisen hyvin. Erilaisia palveluja on saatavana, mm. pystytys-, kopiointi-, siivous-, kaluste-, somistus-, tulkkaus-, lähetti- ja postipalveluita. Näytteilleasettajat voivat varata luentotilasta ja esityslavoilta esiintymisaikaa.
- MESSUJULKAISUT
Messuoppaana toimii mobiiliin saatava ilmainen messuaplikaatio (Lapin Messut) yleisöä varten. Näytteilleasettajat on luetteloitu aplikaatiossa.
- MESSUTUTKIMUKSET
Messuilla tehdään sekä yleisötutkimusta että tutkimusta näytteilleasettajista. Nämä tutkimukset ovat luottamuksellisia ja niiden tavoitteena on alan ja messujen kehittäminen.
- FORCE MAJEURE
Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden messujen peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan tai paikkaan, ellei messuja voida voittamattomien esteiden vuoksi järjestää ilmoitettuna aikana. Järjestäjä pidättää oikeuden myös muuttaa painavista syistä messujen aikataulua, ilmoitettua ohjelmaa tai messualuetta.
- YLEISET MÄÄRÄYKSET
Messuilla sallitaan viranomaisten antaman luvan mukaista alan tavaroiden ja palvelusten vähittäismyyntiä. Ilmoittautuessaan messuille näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan näitä messuehtoja ja järjestäjän antamia ohjeita. Mahdolliset valitukset on tehtävä kirjallisesti ja jätettävä kuittausta vastaan järjestäjälle 31.5.2017 mennessä. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yhden miehen välimiesoikeudessa, jonka osapuolet yhdessä sopivat. Mikäli tätä ei sovita, välimiehen määrää Oulun kauppakamarin hallitus.
- YHTEYSTIEDOT
